公文處理是一項系統工程，明確責任、強化工作職責是提高公文處理質量的關鍵?！秶倚姓C關公文處理辦法》(以下簡稱《公文處理辦法》)對行政機關公文處理工作的職責作了明確規定:一是各級行政機關的領導同志對公文處理負有領導和檢查的職責; 二是各級行政機關的辦公廳(室 )對公文處理負有管理和指導的職責;三是政府的各部門對公文處理負有協調和會辦的職責。各級、各部門都應切實遵守執行《公文處理辦法》的有關規定，切實擔負起應承擔的職責，確保公文處理工作的各項責任落實到位。
　　一、領導同志在公文處理工作中應發揮表率作用。國家行政機關負責人在公文處理工作中應承擔領導和檢查職責，是《公文處理辦法》第一次對行政機關的負責人提出的具體要求。 《公文處理辦法》對行政機關負責人(包括政府領導同志和政府部門領導同志 )提出的要求是: 一要 "高度重視公文處理工作"; 二要 "模范遵守本辦法"; 三要 "加強對本機關公文處理工作的領導和檢查"。《公文處理辦法》對行政機關負責人的要求是很高的 ，是高度重視，不是一般重視; 是模范遵守 ，不是一般遵守; 不僅要加強領導，而且要進行檢查。 只有各級、各部門領導同志認真執行這一規定，充分發揮表率 、引導和示范作用 ，為木機關規范公文處理工作作出榜樣，才能推動公文處理工作規范化、制度化、科學化。
　　二、各級辦公廳 (室 )要切實履行好公文處理管理機構的職能?！豆奶幚磙k法》 明確 "各級行政機關的辦公廳(室 )是公文處理的管理機構"， 其職責是 "主管本機關并指導下級機關的公文處理工作"。 要求 "各級行政機關的辦公廳 (室 )應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。" 不論是政府辦公廳(室 )還是政府部門的辦公廳(室)，都是公文運轉的中心樞紐，通過公文處理為領導決策發揮參謀助手作用。同時，應按照 《公文處理辦法》的規定指導下級機關的公文處理工作，開展宣講培訓 、督促檢查等活動，做好《公文處理辦法》 貫徹實施的組織工作。
　　這里有一點應該明確 ，對于政府的各個部門來講，在公文辦理中，不論是上報本級政府或上級主管機關的上行文，還是本機關制發的下行文、平行文;不論是由辦公廳(室 )獨立擬文，還是業務處室主辦擬文，都應由辦公廳(室 )統一主管負責、統一審核把關、統一歸口辦理。對于各級政府辦公廳(室 )來講，文秘部門不只是指專門辦理文電的秘書赴 (文電處)， 辦公廳 (室 )所有負責公文辦理的處室部位視為文秘部門，承擔公文處理職責。
　　三、主辦部門在公文處理中應切實擔負起主動協調的職責?！豆奶幚磙k法》第五章二十六條、第六章三十五條均強調主辦部門在公文處理工作中負有主動協調的職責。在擬制公文和辦理公文時，規定主辦部門要主動與有關部門協商、會簽，未取得一致意見，不得擅自行文;如有分歧意見，主辦部門的主要負責人要親自出面協調，經協調仍不能取得一致時，主辦部門應列明各方理據，并與有關部門會簽后上報上級領導機關協調或裁定，主辦部門不應將未經協調的意見報政府或上級主管部門。
　　如何確定主辦部門?一般可以這樣認定，政府各部門向政府報送請示性公文，呈報部門即為主辦部門，應主動承擔起協調會簽的責任; 下級政府向上級政府報送請示性公文， 上級政府交辦的牽頭承辦部門即為主辦部門，牽頭承辦部門應主動承擔起協調會簽的責任;政府發文由部門代擬的，擬文部門即為主辦部門，擬文中如涉及其他部門職權，主辦部門應承擔起協調會簽的責任。一些部門認為，協調會簽的工作應由政府辦公廳(室)去做，達種認識是錯誤的，辦公廳(室)的職能是審核把關，協調會簽是主辦部門的職責，在公文處理工作中應牢固樹立起這個觀念。
　　主辦部門協調會簽時，協辦部門應積極配合?！蛾P于克服進一步轉變工作作風提高辦事效率有關問題的通報》(國發(1999)9號)規定:"今后部門間如有分歧意見需請示，報文前必須經過相關部門主要負責同志親自協商。主辦部門主要負責同志主持召開協調會議，可邀請協辦部門相應負責同志出席，協辦部門負責同志必須出席。""各部門之間征求意見或會簽文件時，協辦部門必須在七個工作日內予以答復，否則視為失職。""凡沒有正當理由拖延不辦、貽誤時機，造成損失的，要追究部門主要領導和經辦人的責任。"的這些要求，也完全適用于地方各級行政機關。